用户指南采购与供应
从采购需求到到货结算
按需求、审批、采购订单、实际收货与财务交接推进采购业务，区分必需和可选环节。
采购的目标是把实际需要的商品按约定买入、如实接收入库，并将应付与付款交给财务处理。采购订单确认、供应商承诺、实物到货和实际付款分别形成结果，需要逐项核对。
先选业务起点
| 当前情况 | 从哪里开始 | 需要注意 |
|---|---|---|
| 人工提出采购需求 | 采购申请 | 先保存草稿，提交并获批后再安排订单或询价 |
| 已确认销售订单缺货 | 原销售订单的备货信息 | 仅在当前缺口符合条件时创建来源采购申请，保留销售需求关联 |
| 库存低于预警条件 | 低库存预警与缺货处理 | 当前预警只查询；核对真实缺口后由采购人员建立申请或获授权订单 |
| 已获授权，直接向供应商采购 | 采购订单 | 可直接建订单草稿；不要求每笔采购都经过申请或询价 |
岗位如何接手
| 阶段 | 负责人员 | 本阶段完成标志 | 下一步 |
|---|---|---|---|
| 准备资料 | 资料维护、采购人员 | 有效供应商、商品、收货仓库及商业条件可用 | 提出需求或新建订单 |
| 申请与审批 | 需求人员、审批人员 | 申请已批准，数量和来源仍有效 | 直接生成订单，或进行寻源 |
| 可选询价与定点 | 采购人员、独立审批人员 | 定点获批，并按供应商分别创建订单草稿 | 核对订单 |
| 订单确认 | 获授权采购人员 | 订单已提交并内部确认 | 跟进供货，安排收货 |
| 可选供应商承诺与到货预告（ASN） | 采购人员 | 当前承诺或发运预告可查 | 仓库核对实际到货 |
| 收货与库存处理 | 仓库、检验人员 | 收货已确认，待检货物按实际情况放行或隔离 | 跟踪供给履约，交财务 |
| 应付与结算 | 财务人员 | 对应应付、发票、付款及核销分别有实际结果 | 对账；如有退货，继续原来源处理 |
图中箭头表示业务顺序与交接。申请、询价及供应商执行信息按实际路径使用；箭头不表示自动生成、自动审批或自动付款。
按当前阶段阅读
需要按供应商承诺预测未来可用日期时，再准备采购工作日历及供应商至收货仓通道。这些不是每个新企业办理所有业务的统一前置，也不代替实际收货。
- 准备供应商资料：同一主体复用伙伴身份，核对供货关系与条件。
- 维护供货商品、包装与采购条件：明确供应商品、仓库、生效期与基本量条件。
- 提出并审批采购申请：从草稿、审批到直接生成采购订单。
- 询价与采购定点：比较报价，按供应商选定数量并独立审批。
- 确认和跟进采购订单：检查数量、单位、价格、税务及合法终止动作。
- 供应商承诺与到货预告：记录承诺、发运与变化，不提前增加库存。
- 采购收货与待检放行：先建草稿，再确认实收，分别核对库存与应付来源。
- 采购退货：按原收货退回，区分净收量、抵扣和供应商退款。
- 业务规则与常见问题：查找状态、数量及失败后的处理原则。
怎样判断整笔采购完成
订单需要的商品已经实收，或不再履行的剩余量已经合法关闭；待检或异常库存已有实际处理结果；财务已核对每张收货、退货来源以及需要的应付、发票、付款和核销。存在未收余量、继续隔离或未解决财务异常时，应明确由谁继续接手。
采购页面显示“待核实”“无查看权限”或记录未完整读取时，先补齐查阅条件，不能把未知当作零或已结清。采购应付与实际付款的最终结论以相应财务记录为准。
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